Hallo Zusammen,

in der letzten Zeit häufen sich die Fälle, in der unvollständige Dokumente (betreffend Pässe und Anträge) an mich weitergegeben werden, dass ich gerne eine Hilfestellung geben möchte, was muss wann beachtet werden. 

Dieser Beitrag wird von Zeit zu Zeit überarbeitet und erweitert werden.

Gehen wir im Folgenden erstmal den Fall durch, ein bestehendes Mitglied tritt aus dem Verein aus oder ein Mitglied hat den Pass verloren. Das ist sicherlich kein schöner Vorgang, aber im Vereinsleben normal. 

1. Fall – Mitglied tritt aus und gibt seinen Pass zurück.

• Das ist der Idealfall. Hier ist nur der Pass an mich zu senden (gern auch kommentarlos, ich weiß dann schon, dass dieses Mitglied ausgetreten ist, da bei anderen Vorgängen immer ein Dokument mit dabei ist). Den Rest erledige ich.

2. Fall – Mitglied tritt aus und gibt seinen Pass nicht zurück.

• Passiert leider häufiger, daher folgende Vorgehensweise:
  • Ihr sprecht das Mitglied darauf an, dass der Pass Eigentum vom BSSB ist und dieser abzugeben sei (Kommt der Pass zurück, alles gut, weiter mit erstem Punkt und Pass an mich schicken, fertig). Wenn nicht, dann weiter mit folgenden Punkten:
  • Ihr lasst das Mitglied im ZMI austreten und erhaltet im Fenster „Austritt“ die Möglichkeit das Datum des Austritts einzutragen und direkt darunter findet Ihr zwei Buttons, nämlich „Passrückforderung drucken“ und „Verlustmeldung drucken“.
  • Wenn das Mitglied weggezogen ist, dann macht sicherlich der erste Button Sinn. Damit erhält man ein Anschreiben, in dem das Mitglied zur Rückgabe des Passes aufgefordert wird. Im Idealfall kommt dann der Pass zurück (ggf stell ich mal eine Musterrückforderung rein).
  • Wenn das Mitglied in der Nähe wohnt und der Pass einfach nicht auffindbar ist, druckt man eine Verlustmeldung. Diese sieht etwas anders aus als bei einem „normalen“ Verlust (also wenn das Mitglied, Mitglied bleibt).
    • Hier hat das Mitglied die Möglichkeit Stellung zu beziehen und zu unterschreiben.
    • Auch der Schützenmeister muss unterschreiben
    • Sollte ein Mitglied verstorben sein, wird nicht von Euch erwartet, dass ihr den Schützenausweis noch auftreibt (es sei denn, ihr bewahrt die im Schützenhaus auf). Hier habt ihr in der rechten spalte die Möglichkeit Entsprechendes anzukreuzen.
    • Auch wenn eine Passrückforderung erfolglos ist, könnt ihr in der rechten Spalte Entsprechendes ankreuzen.

Bei Austritt, ist immer(!) ein Pass an mich zurückzusenden. Sollte kein Pass mehr vorhanden sein, oder das Mitglied reagiert nicht, ist eine Verlustmeldung (als Passersatz) an mich zu senden.

3. Fall – Mitglied verliert lediglich seinen Pass bzw. der Pass ist unleserlich oder beschädigt und das Mitglied bleibt dem Verein erhalten.

• In diesem Fall benötigt das Mitglied einen neuen Pass. Dies ist allerdings nur mit einem Antrag für einen Schützenausweis in Kombination mit einer Verlustmeldung möglich.
  • Zuerst druckt Ihr einen Antrag für einen Pass wegen Verlust. Es öffnet sich automatisch ein Fenster, bei dem der Antrag gedruckt werden kann und bei Bedarf auch eine Verlustmeldung.
  • Danach druckt man eine Verlustmeldung. Diese dient als Passersatz.
  • Wenn der Pass lediglich unleserlich oder beschädigt ist, dann schickt ihr mir den Pass mit dem Antrag auf einen Neuen.

Zusammenfassend:
Bei Austritt, ist immer(!) ein Pass an mich zurückzusenden. Sollte kein Pass mehr vorhanden sein, oder das Mitglied reagiert nicht, ist eine Verlustmeldung (als Passersatz) an mich zu senden.

Wenn das Mitglied, Mitglied bleibt, ist bei Verlust des Ausweises immer ein Antrag für einen neuen Pass und zusätzlich eine Verlustmeldung (als Passersatz) an mich zu senden. Nur eine Verlustmeldung reicht nicht aus! Auch der BSSB schickt diese dann unbearbeitet zurück.

Wo die einzelnen Buttons zu finden sind, ist auch mit Bildern im Handbuch beschrieben. Die Funktionen haben sich seit der Veröffentlichung teilweise etwas geändert (erweitert), aber die Buttons sind noch an Ort und Stelle.

Zum Punkt 23.3.1 Austritt:
Ab Seite 69 ff

Zum Punkt 23.7.3 Passantrag wg. Verlust:
Ab Seite 77

Zum Handbuch gelangt Ihr über das ZMI Menü „Werkzeuge“ -> „Dokumentation“, dann auf die Datei „ZMI-Client Handbuch“.